اصول مدیریت زمان در محل کار

By   ژانویه 10, 2015

اصول مدیریت زمان در محل کار

اولویت‌های خود را مشخص کنید

اولین قدم برای استفاده درست و بهینه از وقت این است که بدانید چه کارهایی را باید انجام دهید.

یک راه این است که شرحی از وظایف و مسئولیت‌های خود و فهرستی از کارهایتان بر اساس درجه اهمیتشان تهیه کنید. شرح وظایف، کارهایی که باید به طور مکرر انجام دهید و مسئولیت‌های کلی که بر عهده شماست را مشخص می‌کند. فهرست کارها نیز پروژه‌هایی که بر روی آن کار می‌کنید را ثبت می‌کند (سعی کنید بیشتر از 4 پروژه به طور هم زمان نداشته باشید). شرح وظایف و فهرست پروژه‌ها، وضعیت 80 تا 90 درصد از اوقات شما در روز را مشخص می‌کند، البته به جز موارد تصادفی و خرده‌کاری‌هایی که ناگریز برای شما پیش می‌آید. با داشتن این دو ابزار، شما قادر خواهید بود مسائل پر اهمیت تر را مشخص کنید و تصمیم بگیرید با زمان محدودی که در اختیاردارید بر روی چه مسائلی تمرکز کنید.

 
برنامه‌ریزی برای آینده

در هر هفته، زمانی را به برنامه‌ریزی برای هفته بعد اختصاص دهید. بهتر است آخر هر هفته بر اساس شرح وظایف و پروژه‌های در دست و همچنین اهداف بلندمدتتان، برای هفته آینده برنامه‌ریزی کنید. با این پرسیدن این سؤال شروع کنید که مهم‌ترین کار در شغل شما چیست. فهرستی از آن‌ها تهیه و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید به شکلی که مهم‌ترین کار در بالاترین جایگاه قرار گیرد. برای این کار استفاده از برنامه‌های Any.do و Asana را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

 
برای خود تاریخ تعیین کنید

هنگامی که مشخص کردید هفته آینده چه کارهایی می‌خواهید انجام دهید، زمانی را برای انجام وظایف اصلی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، تعیین کنید. به یاد داشته باشید اکثر مواقع انجام کارها بیشتر از آنچه که انتظار دارید وقت می‌گیرد. کافی است به هفته قبل خود نگاه کنید، به شرح وظایف کاری و فهرست پروژه‌های خود رجوع کنید و آن را صادقانه بررسی کنید. هنگامی که من این کار را برای خودم یا ارباب‌رجوع انجام می دهم، معمولاً توصیه می‌کنم در برنامه‌ریزی خود بیش از 3 یا 4 برنامه اصلی در هر روز یا بیش از 20 برنامه در یک هفته قرار ندهید. برنامه‌های پیشنهادی برای استفاده برای این منظور: Google Calendar و Outlook

 
برای کارهای همیشگی و مکرر خود وقت تعیین کنید

اولین باری که به این شکل برای کار خود برنامه‌ریزی می‌کنید، باید برای کارهای مکرر و همیشگی مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، پرداخت قبوض، و دیگر موارد که می‌دانید باید انجام دهید، وقت تعیین کنید. اگر شما ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید، در روز زمانی را به این کار اختصاص دهید و بهتر است ترجیحاً زمانی ثابتی در همه روزها باشد. اگر شما در کار خرید و فروش هستید و هر روز به طور مثال با 5 مورد مشتری احتمالی سر و کاردارید، در تقویم خود زمانی را به آن اختصاص دهید. به راحتی ممکن است برنامه‌ریزی برای چنین کارهای مکرر و همیشگی روزانه را فراموش کنید، در صورتی که به آن‌ها نیز باید به همان اندازه پروژه‌های کاری‌تان ارزش دهید… چاپ مقاله isi

 
کمی فضای خالی باقی گذارید.

وقتی به چنین برنامه‌ریزی برای کارهای خود عادت کردید، ممکن است ترغیب شوید تا برای هر دقیقه از هر روزتان برنامه‌ریزی کنید. ولی نباید چنین کنید. این کار اشتباه است به این دلیل که همیشه موارد و وقایعی پیش‌بینی‌نشده اتفاق می‌افتند. ممکن است یک مورد کاری پیش‌بینی‌نشده مهم که قبلاً در مورد آن صحبت نشده بود پیش بیاید. شاید فرزند شما مریض شود و مجبور باشید در خانه بمانید و از او مراقبت کنید و یا شاید به دلایلی کارها به کندی پیش رود و انجام دادن کارها از آنچه برنامه‌ریزی کرده بودید بیشتر طول بکشد. هر چه که باشد در نهایت یک هفته دقیقاً آن طور که برنامه‌ریزی کرده بودید پیش نمی رود. پس بهتر است مقداری زمان خالی برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده و پیش آمد های احتمالی در کل هفته را در نظر بگیرید.

اگر موفق به انجام موارد بالا شوید، کارهایی که باید در هفته انجام دهید با اولویت‌های شغلی شما در یک راستا خواهند بود. به این شکل وقت کافی برای انجام همه کارها و همچنین وقت اضافی برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده خواهید داشت.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *